管理会社からテナントへの連絡システム

テナントビルのビルオーナーや管理会社からテナントへの通知・連絡は、エレベーターホール付近等の貼り紙や掲示板、またはポスティングや書類の郵送といった方法ですが、これに電子メールを利用（併用）しようというのが今回の提案です。

壁に貼り出された保守点検等の予定などは、たとえ見たとしてもすぐに忘れてしまいますし、見ないことも多いのが現状だと思います。

その点、各テナントの担当者のパソコンや携帯のメールアドレスに管理会社やビルオーナーから直接メールを配信するようにすれば、何よりタイムリーに情報を伝えることが出来るようになりますし、貼り紙を立ち止まって読まない人でもメールなら読む可能性もあるのです。

電子メールを使っていないテナントもいるかもしれませんが、パソコンやインターネットの普及率から考えても非常に少数派だと思いますし、通常は電子メール化して問題となるようなことはないと考えられます。

メールの例（携帯メールの場合）：

この文例は、携帯メールのものですが、パソコンのメールアドレスに送信するほうが一般的かもしれません。
ただ、昨年の大停電のような場合、休日や夜間で会社に誰もいないときなどは、ビルの停電状況についての情報が管理会社から携帯メールに通知されれば非常に安心です。

その他の使用例

• 窓ガラス清掃
• 消火設備点検
• 空調設備点検
• 一般設備点検
• エレベーター保守点検
• 配水管清掃のお知らせ
• 受変電設備点検
• 各種メーター検針
• 契約更新
• 賃料・共益費等の請求
• 賃料滞納テナントへの督促
• 災害時の緊急メール

ここに上げた使用例以外にも様々な利用方法があると思いますが、なにより、このようなメールの送信は、BitMailPRO（ビットメールプロ）というソフトウェアを利用することで非常に簡単に低コストで実現することができるのです。

導入に特別なものは必要ありません

インターネットに接続されたパソコン（OSはWindowsに限る）でメールの送受信ができれば、BitMailPROをインストールするだけです。

BitMailPROは、ソフトウェアでダウンロード版18,900円・CD版21,000円（税込み）です。

ソフトウェアをご購入いただくだけですので、初期費用や毎月費用がかかるようなことはありません。

個人情報保護の面でも安心です

特に重要な個人情報保護という点においても外部の民間業者に住人の情報をゆだねる事がないため安心です。
データファイルであるAccessはパスワードを設定し安全性を高めることもできます。

操作が簡単

導入に際しての設定やメール送信は非常に簡単で、難しい操作はまったくありません。

【テナントのメールアドレスを集める方法について】
注意すべき点としては、テナント以外の人が登録できないようにすることです。

具体的な手順としては、次のとおりです。
1. 管理会社からテナントへ下記の情報を記載した用紙を配布する。

• 登録サイトのURL ←パソコン用
  
• 登録サイトのQRコード（二次元コード） ←携帯用
  
• 登録時に使用するキー（パスワード）
  

2. テナントが用紙に記載されたサイトにパソコンや携帯でアクセスし部屋番号等と登録キー、メールアドレスを入力し送信する。

3. 送信されたメールをAccessのデータベースに情報（メールアドレス）を蓄積する。

これだけで、テナントのメールアドレスを集めることができるのです。

尚、3のメールからAccessに情報を移す作業は手作業でもできますが、BitplusPRO（ビットプラスプロ）というソフトウェアを使うことで自動化することをお勧めします。
このソフト単体では、ダウンロード版18,900円・CD版21,000円（税込み）ですが、メール配信ソフトのBitMailPROと同時購入の場合、ダウンロード版35,700円・CD版39,900円（税込み）となります。

メールアドレス登録用フォームとCGI

一般的なUNIX系のWEBサーバーで動作するフォームとCGIは、提供いたしますのでお使いのサーバー環境に合わせて設定してご利用いただけます。

是非、ビル管理におけるメールの利用をご検討ください。

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