携帯メールを活用した予約確認システム
診察券の裏面に次回診療予約を手書きという方法では、患者（忙しいビジネスマン等）は予約を忘れがちで、思い出したとしても予約時間に遅れることや、別に仕事の予定を入れてしまい仕事を優先せざるを得ない状況になる可能性があります。
また、急な仕事が入って予約日時に行けない場合でも電話をかけそびれることもあり、結果として予約のすっぽかしが発生することになるのです。
こうしたことは、クリニックにとって非常に大きな損失であるため可能な限り防がなくてはならないのです。
そこで、予約患者に確実に来院してもらい、患者へのサービス向上にもなる携帯メールを活用しようというのが今回の提案です。
具体的には、携帯メールに前日または当日に下記のようなメールを配信します。
件名：
○○○○○○歯科予約確認
本文：
○○○○様
こんにちは、次回の診療予約の確認です。
次回予約は、下記のとおりです。
2006/12/25 13:00
万一、ご都合が悪い場合などで予約日時の変更を希望される場合は、下記の電話番号までご連絡ください。
よろしくお願いします。
○○○○○○歯科
TEL.03-▲▲▲▲-○○○○
電話番号はリンクしているため都合が悪い場合でもすぐに電話をかけることができますし、前日や当日にこうしたメールが届けば、忘れる可能性は非常に低くなります。
そしてなにより、このようなメールの送信は、BitMailPRO（ビットメールプロ）というソフトウェアを利用することで非常に簡単に低コストで実現することができるのです。
以下に簡単な特徴を書き出してみました。
導入に特別なものは必要ありません
インターネットに接続されたパソコン（Windowsに限る）でメールの送受信ができれば、BitMailPROをインストールするだけです。
18,900円（税込み）で実現できます
BitMailPRO は、18,900円（税込み）で、初期費用や毎月の費用やかかることはありません。
個人情報保護の面でも安心です
医療関係で特に重要な個人情報保護という点においても外部の民間業者に患者の情報をゆだねる事がないため安心です。
操作が簡単
メール送信は非常に簡単で、難しい操作はまったくありません。
予約の確認メール以外にも様々な利用法があります
-
予約日時の確認メールだけでなく、次のようなメール配信にも利用できます。
- 定期検診のご案内
- 臨時休診等の連絡
- 歯と歯茎の健康に関するお知らせ
- BItMailPRO6を予約台帳として活用する
つまり、患者とのコミュニケーション手段としてメールを活用することで、予約のすっぽかしをなくすだけでなく、他のクリニックへの離反防止にもなるのです。
さらに、こうしたサービスは、歯科クリニックでは珍しいため、話題性があるだけでなく、ビジネスエリアでの口コミのネタになるため、新規の患者獲得にも繋がります。
【患者の携帯メールアドレスを集める方法】
携帯メールを送信するためには、パソコンに携帯のメールアドレスを登録する必要があります。
集める方法はいくつかありますが、患者が選べるようにいくつかの方法を用意しておくと
よいでしょう。
簡単な方法としては、次のようなものがあります。
- クリニックのHPに登録フォームを用意し連絡してもらう。
- 登録専用のノートパソコンを受付に用意しそこから直接登録してもらう。
- 初診の際に症状などと同時に紙に書いてもらう。
- クリニックのアドレスにメールでメールアドレスを連絡してもらう。
- クリニックのアドレスに空メールを送信してもらう。
携帯メールのアドレスは、長くて間違えやすく覚えていない人も多いので紙に書いてもらう方法はあまり効率的とは言えません。患者が書くときに間違える可能性と紙からパソコンに入力する際の間違いがあり、その上手間がかかるからです。
お勧めは、クリニックのHPに登録用のフォームを用意しそこから氏名とメールアドレスなど必要最低限の情報を登録してもらう方法です。
フォームから入力された情報は、指定したメールアドレスにメールとして届きますので、その情報をパソコンに移せばいいわけです。
尚、メールからパソコンに情報を移す作業は手作業でもできますが、BitplusPRO（ビットプラスプロ）というソフトウェアを使うことで自動化することもできます。
このソフトは単体で18,900円（税込み）で、メール配信ソフトのBitMailPROとあわせで同時購入の場合、35700円（税込み）です。
是非、携帯メールによる予約確認システムの導入をご検討ください。
